Echipe Virtuale

Harvard Business Review a publicat un amplu studiu care arata ca echipele virtuale pot fi mai eficiente decat cele obisnuite daca se utilizeaza reguli si instrumente specifice. Intranetul este unul din mijloacele echipelor virtuale.
Adesea se crede ca lucrul in echipe virtuale necesita doar mici ajustari la abilitatile de lucru familiare si ca performantele slabe si stresul crescut sunt inevitabile. Dar lucrul in echipe virtuale este foarte diferit si cere noi abilitati si cunostinte pe care nu le putem transfera din activitatea fata in fata.
In acest articol vom arata ca reteaua teritoriala foarte ampla a organizatiilor mari ne obliga sa perfectionam lucrul in echipe virtuale si vom mai arata ca Intranetul este mediul de lucru, prin excelenta, pentru echipele virtuale.
In cartea “Virtual Teams: People Working Across Boundaries with Technology”, Jessica Lipnack si Jeffrey Stamps arata ca succesul unei echipe virtuale se bazeaza 90% pe oamenii implicati si 10% pe tehnologie (conform regulii 90/10).
Echipele virtuale, altfel cunoscute si ca GDT - echipe de oameni dispersate geografic, sunt definite ca echipe de oameni care interactioneaza, in primul rand, in mod electronic si care se intalnesc doar ocazio-nal. Exemplele de echipe virtuale includ echipe de oameni care lucreaza in zone geografice diferite si ale caror membri utilizeaza tehnologia pentru a simula realitatea.

Sa vedem cele cateva domenii cheie ce trebuiesc abordate cu multa atentie cand dorim sa rezolvam problema comunicatiei. Cu ajutorul tehnologiei, o echipa poate sa manevreze eficient urmatoarele probleme:

Centralizarea
Centralizati totul. A nu avea acces la ultimele informatii poate limita sever un membru al echipei in indeplinirea sarcinilor. Primul pas in constructia unei mai bune comunicatii este sa punem totul intr-un singur loc si sa fie accesabil de catre toti membrii echipei. Orice informatie care nu e accesibila tuturor este ceva care va fi cautat de cineva intr-un moment critic. Echipele virtuale trebuie sa-si defineasca o zona pe Intranet, zona directiei, site de proiect, unde sa stocheze informatia in biblioteci de do-cumente, biblioteci de imagini etc.

A sti ce se intampla
Avand totul localizat intr-un singur loc, este prea putin, daca membrii echipei nu stiu ce trebuie facut. A comunica fiecarui membru al echipei ce lucruri trebuie facute si cand, este un element critic pentru succesul echipei. Intranetul ofera o vizibilitate corespunzatoare a lucrarilor echipei, precum si evolutia acestora.
Intentiile unei echipe si atingerea sco-purilor sunt strans legate intre ele. Ambele trebuie sa fie clare, altfel va aparea confuzia. Este necesar ca o echipa sa aiba un scop caruia sa i se dedice si pe care sa-l concretizeze. In plus, echipa trebuie sa dezvolte o apropiere comuna sau o metoda de a lucra impreuna pentru a-si indeplini scopul. Echipa isi poate crea pe Intranet un calendar de evenimente, poate seta alerturi, pentru a fi anuntata in timp real de modificarile facute de alti membri ai echipei, poate interactiona prin forumuri sau prin e-mail.

Fiecare opinie conteaza
Singura si cea mai importanta resursa a echipei este opinia fiecarui membru. O echipa care solicita un input de la fiecare persoana din echipa castiga un insight suplimentar in caile posibile de a rezolva problemele noi. Intranetul ofera mijloace pentru aceasta: sondaje, forumuri.

Exista patru tipuri de baza pentru grupurile umane:
- grupuri de munca;
- grupuri de prieteni;
- grupuri de comanda;
- grupuri de interes.
Exista cateva modele de echipe virtuale:
- Echipele executive - sunt formate din manageri care devin membri datorita pozitiei lor in organizatie. Aceste echipe au, de obicei, caracter semipermanent, cu responsabilitati fata de diviziile specifice din organizatie.
- Echipele de proiect - sunt create pentru realizarea unor proiecte specifice. Membrii echipei sunt selectati dupa rolul si experienta pe care le au fata de proiect. Aceste echipe sunt create pe perioada proiectului. Pentru acestea se pot face pe Intranet siteuri de proiect (SPS permite asta).
- Echipele de practica - ajuta oamenii care au aceleasi sarcini sau care lucreaza in acelasi domeniu si care pot beneficia de pe urma impartasirii experientei. Membrii acestor echipe sunt voluntari. Aceste echipe nu au, in general, caracteristici specifice, dar sunt constituite cu adevarat in scopul de a invata.
Iata cateva idei in sprijinul formarii echipelor virtuale:
- echipele au din start o intalnire fata-in-fata;
- stabilesc o interdependenta intre membrii echipei;
- pentru echipele pe termen lung sau pentru cele permanente se stabileste un program de intalniri fata-in-fata.
- se stabilesc nu numai ce, cand si cum vor fi impartasite informatiile, ci si cum vor raspunde membrii echipei la ele;
- se stabilesc norme si protocoale clare pentru aplanarea conflictelor;
- se face explicita nevoia membrilor echipelor virtuale de a se completa reciproc, de a se ajuta si de a crea relatii;
- recunoasterea si onorarea diversitatii.
Cateva din lucrurile necesare pentru ca o organizatie sa poata crea si utiliza echipe virtuale sunt:
- procesele de management si dezvoltarea echipelor trebuie sa fie create, definite, conduse, testate si precise;
- managerii echipelor trebuie sa fie pregatiti in noile strategii de conducere a echipelor;
- membrii trebuie sa fie instruiti in noile modalitati de lucru;
- cultura organizationala trebuie redefinita pentru a sustine structurile si procesele noi;
- structurile organizationale trebuie mo-dificate pentru a reflecta noua dinamica a echipelor;
- sistemele de recompense trebuie sa fie innoite, pentru a reflecta noile structuri;
- trebuie sa se puna bazele noilor structuri informationale (IT) pentru a sustine echipele;
- trebuie sa se creeze sisteme de ma-nagement, masurare si control.


sol 2005 - viziunea, strategia si managementul continutului pentru un Intranet cu Sharepoint 2003