Intranetul - o comunitate de practică

Intranetul interconecteaza oameni, echipe şi cunoştinţe in procesul de afaceri.

Un motor al organizatiei
David Viney autorul proiectelor Intranet la British Airways si Centrica in excelentul sau Ghid Intranet spune: „credem cu pasiune ca un intranet bine făcut poate să devina motorul organizaţiei noastre şi poate fi la fel de bine cea mai importantă investiţie făcută vreodată în oamenii noştrii, în procesele şi sistemele de afaceri.”
Ce sunt acţionarii majoritari ai Intranetului ?
Unul dintre lucrurile pe care Intranetul le poate susţine sunt Comunităţile de practică şi în acest articol vom vorbi despre Intranet ca o comunitate de practică.
Pentru a putea vorbi de Intranet ca o comunitate de practică va trebui să definim un concept utilizat în strategiile moderne ale Intranetului - conceptul de „acţionar majoritar al Intranetului” - un concept care poate crea un alt simţ al proprietăţii unui activ atât de important cum este Intranetul. Desigur nu este vorba de acţiuni reale, ci de un model de abordare a unei strategiei Intranet de succes.
In acest model acţionari majoritari ai Intranetului sunt toate persoanele, grupurile sau instituţiile care au un interes în proiectul portalului Intranet. Această definiţie include atât beneficiarii direcţi, cât şi intermediari, atât pe câştigători, cât şi pe cei care pierd, atât pe cei care sunt implicaţi în luarea deciziilor, cât şi pe cei care sunt excluşi. În principal, acţionarii majoritari ai proiectului Intranet sunt toţi cei care sunt afectaţi de proiect, adică cei care aşteaptă să beneficieze sau care sunt afectaţi de schimbare.

Comunitate de practica
Multe echipe intranet s-au luptat cu rolul de “gatekeeper”, stabilind standarde şi încercând sâ le impună autorilor şi editorilor. O abordare alternativa implică stabilirea unei "comunităţi de practică" care sa implice toţi acţionarii majoritari ai Intranetului. Acest grup îşi împarte responsabilităţile pentru menţinerea şi îmbunătăţirea intranetului.
Această abordare a fost utilizată de un larg spectru de organizaţii, atât în sectorul public, cât şi în cel privat. Stabilirea unei comunităţi de practică este acum privită ca un factor critic de succes pentru un Intranet eficient.
Membrii comunităţii
Comunitatea de practică Intranet trebuie sa aibe o componentă largă incluzând:
Ø autori;
Ø editori;
Ø persoane de revizie;
Ø echipa centrală Intranet.
Cu alte cuvinte, oricine este direct implicat în crearea şi menţinerea intranetului. Pentru organizaţii mari aceasta poate implica pină la 100 (sau mai mult) de persoane, chiar dacă în practică nu toate vor fi implicate în acelaşi grad.
Comunitatea de practică Intranet işi asumă "împarţirea proprietăţii Intranetului", incluzănd responsabilitatea pentru asigurarea de faptul ca Intranetul va fi un succes. Comunitatea realizează, de asemenea, şi o "evanghelizare" a beneficiilor Intranetului în intrega organizaţie.

Definirea standardelor
Comunitatea de practică işi asumă responsabilitatea pentru definirea standardelor şi liniilor directoare pentru Intranet. Aceasta include politici de autoritate, procese, şi la fel de bine adresele, designul şi structura Intranetului.

Un mediu de invăţare
Comunitatea de practică furnizează un mediu ideal pentru susţinerea competenţelor de dezvoltare ale Intranetului pentru acţionarii majoritari. Workshop-uri in-house pot introduce noi tehnici, în timp ce mici studii de caz pot fi utlizate pentru a imparti idei intre diferite unitati de business. Aceasta este probabil cea mai importanta utilizare a comunitatilor de practica.
In afara de faptul că introducerea noilor veniţi pe Intranet se face prin exemple, noi am creat şi o zona pentru aceste mici studii de caz si vă invitam să participaţi. Aceste studii de caz vor fi un mecanism prin care cunoaşterea experţilor va fi captată pentru a fi distribuită în întreaga organizaţie spre beneficiul clienţilor noştrii.
Pe scurt, un exemplu de bussines case este rezolvarea accesului rapid la normele interne. Pentru a rezolva această problema, colegii de la o directie functionala au analizat procesul şi în urma acestei analize pentru optimizarea procesului, aplicaţia lora fost convertită într-o aplicaţie bazată pe web care a putut fi integrată în Intranet şi utilizat astfel sistemul de alerte al Intranetului. Anunţul de apariţii de noi documente trimite imediat o alertă (anunţ scurt trimis pe mail din Intranet). In câteva minute accesul la un document nou era posibil. Impreună cu colegii de la directia respectiva am analizat şi mai bine acest proces. Poate fi el optimizat? A fost introdus în anunţ un link direct la document şi astfel accesul la document se face în secunde.
Poate nu e mare lucru dar înmulţiti cu sute de filiale şi înmulţiţi cu toate procesele care vor învaţa din acest mini studiu de caz cum să utilizeze Intranetul pentru a optimiza procesele. Mai mult, a fost un lucru într-o echipa virtuală în care o parte din membrii echipei nici nu s-au cunoscut în mediul real. Echipele virtuale pot fi foarte eficiente.

Beneficii ale comunitaţii de practică
Stabilind o împărţire a simţului proprietăţii, comunitatea de practică susţine cu putere schimbările culturale cerute pentru a face Intranetul atat de succes cât şi sustenabil.
Ca în orice grup social presiunea asociatilor poate fi foarte mare. Aceasta poate fi utilizată pentru a încuraja adoptarea unor abordari mai bune, prin sublinierea succeselor unităţilor de business.
Deoarece comunităţile de practică sunt un element al managementului cunoaşterii, aliatul lor natural, alaturi de Intranet, va fi Unitatea Managementul Cunoasterii în a cărei zonă, sau sub a cărei umbrelă se vor constutui comunităţile de practică. Comunităţi de practică există de fapt, Intranetul le va oferi doar mediul ideal de dezvoltare şi KM le va oferi un know how pentru a performa cu excelenţă.
Am vrea să incheiem spunând ca Intranetul nu este doar un loc unde se pun documente, ci un loc în care se definesc şi se optimizează procese, un loc pentru invăţare, inovaţie şi acţiune.

sol 2005 - viziunea, strategia si managementul continutului pentru un Intranet cu Sharepoint

Surse utilizate:
James Robertson - Establishing an intranet community of Practice